My Silae Module Entretien, un outil à mettre en place rapidement et facilement pour la gestion de vos entretiens professionnels
Cet article s’adresse aux clients ou futurs clients de DORHIS mais aussi à tout utilisateur de l’outil My SILAE Entreprise.
Les entretiens professionnels sont une obligation légale pour toutes les entreprises employant des salariés.
Pourtant, leur organisation reste un défi pour de nombreuses structures, quelle que soit leur taille.
Pourquoi la gestion des entretiens professionnels est-elle un défi pour les dirigeants ?
De nombreux dirigeants et managers rencontrent des difficultés dans la mise en place des entretiens professionnels pour plusieurs raisons :
Par manque de temps : Ils jugent cette tâche trop chronophage et la reportent.
Par manque de connaissances : Ils ne savent pas comment structurer et organiser ces entretiens.
Ils confondent les différents types d’entretiens : L’entretien professionnel est souvent fusionné avec l’évaluation annuelle. Et pourtant les objectifs sont très différents
Ils n’ont pas d’outils adaptés : La gestion manuelle ou non centralisée peut rendre le processus complexe et inefficace et donc décourager les dirigeants
C’est pourquoi il est essentiel d’adopter une méthode structurée et des outils adaptés pour une gestion fluide et efficace.
L'entretien professionnel : un levier clé pour la progression des salariés
L’entretien professionnel est un moment privilégié d’échange entre le salarié et son employeur.
En effet, l’entretien professionnel permet :
- D’accompagner le salarié dans son évolution professionnelle : Identifier ses aspirations, ses besoins en formation et valider ses compétences acquises.
- De respecter les obligations légales : Intégrer des informations sur le CPF, le CEP et la VAE.
L’entretien Pro est à distinguer de l’entretien d’évaluation annuelle : L’un étant axé sur l’évolution, l’autre sur la performance.
Les acteurs clés de l'entretien professionnel
L’administrateur : Conçoit et planifie la campagne d’entretien en fournissant les informations nécessaires.
Le contributeur : Prépare et mène les entretiens avec les salariés (manager, dirigeant, RH).
Le salarié : Prépare son entretien et exprime ses attentes en matière d’évolution.
Les enjeux
Respecter la règlementation.
La préparation par les différents acteurs doit être facile et relativement rapide.
Dérouler des entretiens clairs concis et compris par tous.
Minimiser les temps de traitement en amont et en aval des entretiens
Les clés d'une stratégie d'entretien réussie
Pour optimiser vos campagnes d’entretiens professionnels, il est important de :
Définir des objectifs clairs
Distinguer l’entretien professionnel de l’entretien d’évaluation.L’entretien ne doit comporter que le nécessaire
Dématérialiser le processus
Une solution numérique permet de gagner du temps et d’assurer une traçabilité optimale.Les informations déjà connues, comme l’historique des formations, doivent être communiquées à l’avance aux salariés et managers.
Cela permet de gagner du temps et éviter de démotiver les acteursCommuniquer sur la campagne
Informer les salariés et leur laisser un délai suffisant pour se préparer.Suivre la période de préparation
Veiller à la bonne préparation du questionnaire par les salariés et les managers.Structurer le questionnaire
Poser des questions pertinentes et orientées sur l’évolution professionnelle.
Le questionnaire
Exemples de questions à poser :
Savez-vous comment activer votre CPF ?
Avez-vous envisagé de recourir à un CEP ?
Quelles actions votre employeur pourrait-il mettre en place pour favoriser votre évolution ?
Les formations que vous avez-suivies ont-elles correspondu à vos attentes ?
Les questions à ne pas poser :
Pouvez-vous évaluer vos compétences (appui ou faiblesses) ?
Comment évaluez-vous votre efficacité ?
Avez-vous atteint vos objectifs ?
Sollicitez-vous une augmentation ?
Quels outils ?
De nombreuses ressources de qualité existent sur internet permettant de concevoir ses entretiens.
La première page à visiter est celle du gouvernement : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F32040
On trouve beaucoup exemples de questionnaires. La conception du questionnaire n’est que la partie immergée de l’Iceberg Entretien Professionnel.
Au-delà d’un ou deux salariés il est vraiment rentable de se débarrasser du document PDF
Une solution est de passer par un questionnaire en ligne de type Google Forms ou Microsoft Forms a condition de maitriser les problématiques de confidentialité et de conformité. Ce n’est absolument pas une solution clé en main et cela nécessitera de mettre les mains dans le moteur.
Enfin il est possible d’utiliser un logiciel dédié ou une suite RH présentant le module Entretien.
Difficile de parler de tarifs ici tant les offres sont variées. Il faut en général compter de 4€ à 10€ par mois par salarié.
Peu rentable si c’est utilisé uniquement pour l’entretien professionnel.
La solution que nous avons adoptée et que nous proposons aux entreprises que nous accompagnons
Nous proposons à nos clients le module Entretien de My Silae.
Le gros, très gros avantage c’est que Silae, l’éditeur du logiciel de paie a intégré ce module à la suite My Silae Entreprise.
Ce n’est pas une option payante. Il n’y a donc pas de coût supplémentaire pour nos clients en paie.
My Silae permet déjà aux salariés des entreprises clientes du cabinet DORHIS de consulter leurs bulletins de salaires et de gérer leurs demandes de congés.
Il est donc très facile d’activer le module Entretien afin de gérer les campagnes d’entretien Professionnel mais aussi tous les entretiens nécessaires à l’entreprise, (Entretien de reprise, Entretiens d’évaluation, entretiens forfait jours, bilan à 6 ans…)
My Silae Entretien permet :
Une planification centralisée et intuitive
Un accès sur PC, tablette et mobile
Une conformité légale garantie
Une image modernisée de l’entreprise
Une simplification des échanges entre managers et salariés
Une suppression des supports papier
Une meilleure productivité
Un accès rapide aux rapports d’entretien
Quelles sont les étapes de la gestion Module Entretien de My SILAE ?
Voici une vidéo présentant les étapes de création d’une campagne d’entretien
Définition des équipes et des rôles
Administrateur : C’est le concepteur des entretiens
Contributeur : Il fait passer l’entretien
Le salarié : affecté à un contributeur
Création de la banque de question
Il est possible d’utiliser les questions déjà paramétrées dans My Sila ou d’en créer de nouvelle
Les questions peuvent être rédigées de manière différenciée pour le salarié et pour le contributeur
Création du modèle d’entretien pro
Un modèle d’entretien est constitué par un ensemble de questions puisé depuis la banque de question.
Il est possible de reprendre un modèle déjà créé dans My Silae
Il est aussi possible de créer un modèle de toute pièce
Création d’une campagne d’entretien pour un groupe de salarié ou d’un entretien unitaire pour un salarié unique
Choisir un modèle
Choisir les salariés concernés et leur affecter un contributeur
Définir les dates clés (date de début et date de fin)
Préparer l’entretien
Signer l’entretien
Visualiser le rapport d’entretien
Conclusion
Fini le casse-tête des entretiens professionnels ! Avec le module Entretien de My Silae, vous avez entre les mains un outil puissant, intuitif et surtout sans coût supplémentaire pour les utilisateurs de My Silae. Plus d’excuse pour repousser ou compliquer ce processus essentiel : tout est centralisé, automatisé et conforme à la réglementation.
En plus, en associant cette solution à l’externalisation de votre paie avec DORHIS, vous gagnez un temps précieux et bénéficiez d’un accompagnement expert pour une gestion RH fluide et performante. Moins de paperasse, plus d’efficacité et une image d’entreprise modernisée !
Ne laissez pas vos entretiens professionnels devenir une contrainte.
Contactez-nous dès aujourd’hui et découvrez comment My Silae et DORHIS peuvent transformer votre paie et gestion RH !
