Dans une PME du bâtiment d’une trentaine de salariés, une cadre administrative assurait la paie parmi plusieurs autres fonctions. Elle travaillait directement sur Silae et connaissait parfaitement les salariés et les habitudes de l’entreprise.
Lorsqu’elle n’a plus été en mesure d’assurer cette fonction, le dirigeant s’est retrouvé face au logiciel sans réellement pouvoir reprendre le dossier. Où récupérer toutes les variables ? Quels contrôles réaliser ? Quels compteurs avaient été ajustés ? Pourquoi certains éléments étaient-ils traités d’une manière particulière ?
Et surtout, il fallait payer les salariés. Pour cela, encore fallait-il être capable de déterminer correctement les sommes dues à chacun.
Cette organisation montre rapidement ses limites : l’entreprise dispose bien d’une fonction paie, avec sa technicité et ses échéances, mais toute une partie de son fonctionnement repose sur une seule personne.
La continuité n’est d’ailleurs qu’une partie du sujet. Pour savoir si conserver la paie en interne reste pertinent, trois questions méritent d’être posées : combien cette fonction coûte-t-elle réellement ? La personne qui s’en charge dispose-t-elle encore du temps nécessaire pour assurer pleinement ses autres missions ? Et que se passe-t-il lorsqu’elle n’est plus disponible ?
Combien coûte réellement la paie en interne ?
Le calcul doit partir de l’organisation existante : qui réalise la paie, quel temps elle y consacre, quel est le coût global de son poste, quels outils sont nécessaires et comment ses compétences sont-elles maintenues à jour ?
Avec une première question qui n’est pas toujours aussi simple qu’elle en a l’air : savez-vous précisément combien de temps cette personne consacre à la paie et comment elle s’organise pour la produire ?
Dans une entreprise où cette fonction s’est progressivement installée dans un poste plus large, cette information peut être difficile à isoler.
Prenons un ordre de grandeur.
Une cadre rémunérée 4 000 € bruts par mois peut représenter un coût global proche de 6 000 € pour l’entreprise. Si la paie et une partie de l’administration du personnel occupent environ 20 % de son temps, la part correspondante représente déjà autour de 1 200 € par mois.
Pour une trentaine de salariés, il faut encore ajouter le logiciel. Une mise à disposition de Silae facturée entre 5 et 10 € par bulletin représente environ 150 à 300 € supplémentaires chaque mois.
On arrive donc autour de 1 350 à 1 500 € par mois, sans avoir encore valorisé la formation, la veille ou le temps nécessaire pour maintenir une compétence paie à jour.
En face, une prestation externalisée pour une entreprise de cette taille peut se situer, selon son périmètre, autour de 900 à 1 400 € par mois.
Il s’agit volontairement d’un exemple et d’ordres de grandeur. Le calcul doit être repris avec la rémunération réelle, le temps consacré, l’effectif et le contenu de la prestation envisagée.
Il suffit néanmoins à remettre en cause une idée assez intuitive : faire la paie avec une personne déjà présente dans l’entreprise n’en fait pas la solution la moins coûteuse.
Ce temps ne serait-il pas plus utile ailleurs ?
Dans un poste de comptable ou de direction administrative, les journées consacrées à la paie se prennent nécessairement sur d’autres missions.
Les échéances peuvent en plus se concentrer sur les mêmes périodes : clôtures, déclarations de TVA ou suivi comptable d’un côté ; collecte des variables, contrôles, bulletins et déclarations sociales de l’autre.
Dans une entreprise hôtelière que nous accompagnons, la mise en place d’outils plus fluides pour traiter certaines informations sociales a permis à la comptabilité et à la direction administrative de consacrer davantage de temps au pilotage, à l’analyse financière, au suivi des coûts et à l’organisation.
La question à poser est très concrète :
qu’aimeriez-vous que cette personne fasse aujourd’hui et qu’elle ne peut pas faire parce qu’elle doit assurer la paie ?
Externaliser ne libère donc pas des heures devenues inutiles. Cela peut permettre à une personne qui connaît déjà très bien l’entreprise de consacrer davantage de temps à des missions sur lesquelles elle apporte plus de valeur.
Cela évite aussi de lui faire porter seule une fonction technique où une erreur ou une incompréhension se retrouve immédiatement dans les échanges avec ses collègues.
Et si cette personne n’est plus disponible ?
Une maladie, un arrêt long ou un départ imprévu ne décalent ni le paiement des salariés ni les déclarations.
Lorsque la paie repose sur une seule personne, son absence peut également faire disparaître temporairement toute la mémoire du dossier : particularités de certains salariés, régularisations en cours, logique des compteurs, choix de paramétrage ou habitudes de contrôle.
Si le dirigeant doit reprendre la paie, connaître parfaitement son entreprise ne suffit pas. Il faut maîtriser le logiciel, les règles applicables et les contrôles nécessaires pour calculer les salaires, produire les bulletins et réaliser les déclarations de manière fiable.
Et si une solution extérieure doit être trouvée dans l’urgence, le coût du poste interne continue d’exister pendant que l’entreprise finance également le remplacement nécessaire pour assurer la paie.
Sécuriser réellement cette fonction en interne suppose donc qu’une autre personne puisse reprendre le dossier, que les procédures soient documentées et que les compétences soient partagées.
Pour quelques dizaines de salariés, cette organisation devient rapidement difficile à justifier.
Externaliser ne signifie pas se couper de sa paie.
Lorsque l’organisation est bien conçue, les échanges restent intégrés au fonctionnement de l’entreprise. Les absences, les heures supplémentaires ou les autres variables peuvent être recueillies directement auprès des personnes concernées, à travers des outils simples, sans multiplier les intermédiaires.
Le cabinet ne travaille donc pas à distance d’un dossier qu’il découvre chaque mois. Il s’inscrit dans le fonctionnement de l’entreprise, connaît ses pratiques, ses salariés et ses particularités, tout en prenant en charge la technicité, les contrôles et les échéances de paie.
L’externalisation permet ainsi de conserver la compréhension et la maîtrise de sa paie sans avoir à en assurer toute la production technique en interne.
Alors, pourquoi continuer à faire la paie en interne ?
Pour une PME de quelques dizaines de salariés, les arguments en faveur d’une paie conservée en interne deviennent difficiles à défendre.
Le coût est supérieur à celui d’une prestation externalisée. La fonction mobilise du temps sur des postes qui pourraient apporter davantage ailleurs. Et lorsqu’elle repose sur une seule personne, l’entreprise reste directement exposée à son absence, à son indisponibilité ou à son départ.
Externaliser permet au contraire de s’appuyer sur une organisation spécialisée, de sécuriser la continuité et de libérer du temps en interne, sans perdre la maîtrise de sa paie ni la connaissance de son entreprise.
Cela ne signifie pas que l’externalisation serait uniquement adaptée aux entreprises de 20, 30 ou 50 salariés. Des organisations beaucoup plus importantes font également ce choix. Les raisons peuvent alors être différentes : recherche de spécialisation, continuité de service, maîtrise des coûts, organisation du groupe ou volonté de ne pas maintenir certaines compétences techniques en interne.
Mais pour une PME dont la paie repose encore sur une personne qui exerce déjà plusieurs fonctions, la question mérite d’être posée dans l’autre sens :
qu’est-ce qui justifie encore de conserver cette production en interne ?
Lorsque le coût est supérieur, que le temps pourrait être utilisé sur des missions plus utiles et que toute la continuité dépend d’une seule personne, l’externalisation n’est plus seulement une alternative.
Elle devient, dans la plupart de ces configurations, l’organisation la plus rationnelle.
